Política para el tratamiento de datos personales

1. Tratamiento

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, Huellas Empresariales realizará operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión.

Tales datos personales corresponderán a los de sus clientes, socios, empleados, proveedores, administradores y en general a los de todas aquellas personas naturales con las que la empresa se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto social. De la misma forma se realizará tratamiento de datos personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley.

2. Principios sobre la recolección de datos

Principio de libertad. Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos solo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Se deberá informar al titular de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin la clara especificación de esa finalidad.

Este principio se observa tanto para los datos que se recolectan a través de formatos como para los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares. No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar el tratamiento de datos personales.

Principio de limitación de la recolección. Solo deben recolectarse los datos personales estrictamente necesarios para cumplir las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y la divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. Los datos deberán ser:

• Adecuados.
• Pertinentes.
• Acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

3. Principios sobre el uso de los datos

Principio de finalidad. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular. Los datos deben ser tratados de acuerdo con los usos autorizados. Si con el tiempo el uso de los datos personales cambia a formas que la persona no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.

Principio de temporalidad. Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control. Una vez cumplidas las finalidades se procederá a la supresión de los datos.

Principio de no discriminación. Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.

Principio de reparación. Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales.

4. Principio de veracidad o calidad

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el titular o cuando Huellas Empresariales lo determine, sean actualizados y rectificados cuando sea procedente.

5. Principios sobre protección, acceso y circulación

Principio de seguridad. Cada persona vinculada con Huellas Empresariales deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la empresa para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de transparencia. Debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso restringido. Solo se permitirá acceso a los datos personales al titular del dato, a las personas autorizadas por él y a quienes por mandato legal u orden judicial estén autorizadas para conocer la información. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.

Principio de circulación restringida. Solo se pueden enviar o suministrar los datos personales al titular, a las personas autorizadas por él y a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. En este último caso, la entidad debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones, y con la entrega de la información se le informará que debe cumplir los deberes que le impone la Ley 1581 de 2012 como responsable del tratamiento.

Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con las labores que comprende el tratamiento.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos personales de los titulares son recolectados, organizados, almacenados, utilizados y excepcionalmente puestos en circulación por Huellas Empresariales, en desarrollo de su objeto social, para:

• Promover y proveer sus productos y servicios.
• Informar sobre cambios de sus productos y servicios.
• Evaluar la calidad de sus productos y servicios.
• Realizar estudios de mercadeo y ventas.
• Certificar cursos.
• Elaborar estudios estadísticos.
• Dar cumplimiento a sus obligaciones civiles, comerciales, laborales, tributarias, contables, contractuales y de cualquier otra índole.
• Garantizar una correcta ejecución del contrato celebrado con el titular de los datos.
• Entregar la información exigida por las entidades estatales y de control cuando requieran información de la empresa, de sus empleados, clientes, contratistas o asesores externos.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con sus clientes, proveedores y empleados.
• Realizar pagos de salarios a través de entidades bancarias y pagos a la seguridad social.
• Dar correcta ejecución al objeto social de la compañía.
• Cualquier otra finalidad que llegare a resultar del contrato o de la relación comercial o laboral existente entre la compañía y el titular.

Para estas actividades la compañía recolecta datos personales como nombre, domicilio, dirección, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales, datos del núcleo familiar, datos de formación académica y datos financieros, entre otros.

7. Derechos de los titulares

Todo proceso que conlleve el tratamiento de datos personales de clientes, proveedores, empleados y en general de cualquier tercero con el cual Huellas Empresariales sostenga relaciones comerciales y laborales deberá informar de manera expresa y previa, por un medio que deje constancia, los derechos que asisten al titular:

• Conocer, actualizar, rectificar y consultar sus datos personales en cualquier momento, en especial aquellos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a Huellas Empresariales.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se les ha dado a sus datos.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al hábeas data.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de algún dato cuando considere que la empresa no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.
• Acceder de forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir. La compañía conserva y archiva de forma segura los formatos de autorización de cada titular.

8. Área responsable

El área administrativa es la encargada de recibir las solicitudes, quejas o reclamos de los titulares de los datos personales y demás interesados. Esta área realiza el manejo interno necesario para garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna.

En todo momento el titular o los interesados pueden contactar a esta área para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la autorización.

9. Cómo presentar una solicitud o un reclamo

Los titulares pueden solicitar en todo momento la actualización, rectificación o supresión de sus datos, o revocar la autorización de tratamiento, enviando un reclamo al correo gerencia@huellasempresariales.com. En el mensaje se deben indicar los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o el correo electrónico donde quiere recibir la respuesta y los documentos que quiera hacer valer.

El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de ese término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no proceden cuando el titular tenga un deber legal o contractual con la compañía.